¿Quieres que tu startup sea más competitiva? Las empresas siempre están buscando mejorar su eficiencia y su productividad para aumentar sus beneficios y, en este contexto, automatizar los procesos internos puede ser la clave para lograrlo. En este post te cuento en qué consiste la automatización de procesos, por qué razones debes automatizar procesos en tu startup y qué fases debes seguir.
El mercado de la automatización de procesos crece muy rápidamente, tal y como muestra el informe de IDC, ya que se espera que en Europa la inversión en automatización de procesos crezca hasta alcanzar los 1.229 millones de euros en 2022 y en España se alcance una cifra del 50% en los próximos tres años. En este marco, destaca la tecnología RPA o automatización robótica de procesos cuyo uso se extiende cada vez más en sectores como la banca, el IT o el manufacturing.
La automatización de procesos requiere un paso anterior que es la reingeniería de procesos en el que se hace una revisión y nuevo diseño de todos los procesos empresariales para mejorarlos en cuanto a gastos, calidad o rapidez. La reingeniería de procesos supone un cambio radical en la organización de la empresa y en su cultura corporativa.
¿En qué consiste la automatización de procesos?
La automatización de procesos no consiste, como muchas personas suelen pensar en el uso de robots con aspecto humanoide, significa la implantación de acciones como la digitalización de la información, el uso de robots software o la integración de aplicaciones.
Para que te hagas una idea más aproximada te damos algunos ejemplos:
- Una tarea tan tediosa y repetitiva como archivar las facturas que se reciben y contabilizarlas, puede ser realizada por un robot software que abra tu correo electrónico, detecte las facturas que te han enviado, las abra, las archive y las contabilice.
- Otra tarea que también se puede automatizar es la selección de curriculums de candidatos para un determinado puesto en tu empresa. Puede existir un software que elija aquellos candidatos que cumplen con los requisitos del puesto y los clasifique para que los entrevistes.
- En el marketing también hay muchos aspectos que se pueden automatizar como la realización de una acción de email marketing, en la que podrás controlar el envío masivo de correos, los que se han abierto por el destinatario, los que no y aquellos usuarios que han dado clic en el enlace enviado, por ejemplo.
¿Por qué automatizar procesos en tu startup?
Cualquier tarea que se realiza en una empresa está integrada en un proceso y la automatización puede hacer que ese proceso sea más rápido y efectivo. Alguna de las ventajas que aporta la automatización de procesos en una startup son las siguientes:
- Reducción de gastos. Las tareas se realizan en menos tiempo por lo que se ahorran recursos.
- Minimización de errores. La automatización hace que los errores se reduzca e incluso, desaparezcan.
- Realización de seguimiento. Si se produce un error es muy sencillo detectar en qué momento se ha producido y por qué, de manera que se pueda solucionar mucho más rápido.
- Toma de decisiones más rápida. Los procesos para tomar decisiones serán más ágiles porque se dispondrá de la información con mayor rapidez.
- Identificación de cuellos de botella, tareas duplicadas o que no aportan valor a la empresa.
- Obtención de KPIs fiables y en tiempo real.
Fases para la automatización de procesos en una startup
La automatización de procesos en una startup no tiene una fórmula única que funcione para todos los casos, pero sí una serie de pasos generales que se pueden seguir para que la implantación funcione bien:
- Recopilación de información. Lo primero que tendrás que hacer es analizar el punto de partida en el que se encuentra tu startup respecto a los procesos que realiza. ¿Qué fases tienen?, ¿Cuántas personas intervienen?, ¿Qué tareas se realizan?
- Elección de los procesos a automatizar. Esta es una fase delicada porque una mala elección puede hacer que la implantación de la automatización no funcione correctamente. Es importante que se trata de procesos:
- Con tareas muy repetitivas (por ejemplo, la facturación de la empresa y la elaboración de nóminas son tareas que se realizan todos los meses y en las que las acciones a ejecutar son siempre las mismas).
- Que requieran bastante tiempo para realizarse.
- En los que cometer un error suponga un riesgo para la empresa (un incumplimiento legal, por ejemplo).
- Que son importantes para la toma de decisiones de la organización.
- Fomento de la participación. Tanto para la recopilación de la información como para la elección de los procesos automatizables, es fundamental la colaboración de los empleados y de los equipos implicados en cada proceso. Su participación hará que la implantación sea más sencilla y exista menos resistencia al cambio.
- Establecimiento de objetivos. Te debes preguntar qué quieres lograr con la automatización de procesos. El objetivo debe ser realista, aunque se considere un reto, y medible para que se pueda comparar con los resultados obtenidos con la implantación.
- Elección de la tecnología adecuada. Cada proceso en cada empresa y en cada departamento requiere un tipo de tecnología diferente para automatizarse. La elección de la tecnología adecuada puede ser la clave para que logres tus objetivos.
- Implantación de la automatización. Una vez hecho todo lo anterior, llega el momento de implantar la automatización en el proceso elegido. La implantación debe ir acompañada de la formación del equipo en la tecnología elegida.
- Medición de resultados. Pasado un determinado plazo de tiempo, llega el momento de medir los resultados que has obtenido con cada proceso automatizado y compararlos con los objetivos que te habías marcado.
- Realización de ajustes. En función de la comparación que hayas hecho puede que veas que necesitas hacer modificaciones en el proceso automatizado.
Tal y como has visto la automatización de procesos puede reportar muchos beneficios a tu empresa pero la clave está en hacerla correctamente para que sea todo un éxito.
